L’accessibilité numérique est une notion que vous croisez peut-être de plus en plus souvent. Et c’est une bonne chose. Cela veut dire que le web cherche à devenir un endroit inclusif où tout le monde peut naviguer et trouver les informations recherchées, que les personnes soient valides ou en situation de handicap.
Pourtant, il y a un angle mort dans l’accessibilité numérique : les PDFs. Ces fichiers qu’on adore pour leur praticité et leur design (quand c’est bien fait) finissent parfois par exclure les personnes qui ne peuvent pas les lire.
Comment savoir si un document est accessible ?
Comment rendre un PDF accessible ? Quelles sont les étapes à suivre ?
Quelles sont les erreurs fréquentes quand on parle de PDFs conformes ?
Je réponds à toutes ces questions dans cet article et vous explique pourquoi c’est si important de travailler l’accessibilité de vos documents numériques.
L’accessibilité numérique : qu’est-ce que c’est ?
Le principe de l’accessibilité numérique, c’est de permettre à toutes les personnes, même celles en situation de handicap, de pouvoir utiliser les outils numériques sans obstacles.
Cela concerne :
- les sites web
- les applications
- les documents comme les PDFs
- les contenus multimédias comme les vidéos, les podcasts, etc.
Définition technique et humaine de l’accessibilité numérique
L’accessibilité numérique c’est donc adapter ses contenus pour les rendre lisibles, compréhensibles et navigables par tout un chacun. Et ce n’est pas qu’une question de technique ou de conformité : c’est une démarche humaine où l’inclusion et l’empathie sont au cœur puisqu’elle vise à garantir l’égalité d’accès à l’information et aux services.
Que dit la loi sur la question ?
L’accessibilité numérique, c’est une question éthique et morale, mais également légale. En France, l’obligation légale se base sur le RGAA qui, lui, s’appuie sur le niveau A + AA du WCAG, une norme internationale.
- Le RGAA (Référentiel Général d’Amélioration de l’Accessibilité) : ce dernier permet de contrôler l’accessibilité d’un site. Il s’appuie sur le niveau A + AA du WCAG et permet de calculer le taux d’accessibilité en fonction des critères définis par le référentiel. En 2024, il en est à la version 4.
- Les WCAG (Web Content Accessibility Guidelines) : ce sont des standards internationaux qui établissent les pratiques à suivre pour s’assurer que les contenus numériques soient accessibles.
En plus de cela, depuis 2019, la loi française impose la publication d’une déclaration d’accessibilité pour les sites web et documents numériques du secteur public.
Qui est tenu de suivre ces réglementations légales ?
- Les services publics, les institutions gouvernementales et les administrations publiques.
- Les entreprises qui réalisent en moyenne un chiffre d’affaires annuel de minimum 250 millions d’euros sur les trois dernières années.
- Les entreprises ou toute organisation publique qui travaille avec l’État ou les collectivités publiques.
- Les entreprises qui proposent des services au grand public.
Pour les petites entreprises privées, il n y a aucune obligation légale (pour le moment), mais elles sont vivement encouragées à suivre ces directives surtout si elles veulent éviter des plaintes et une exclusion des personnes qui ne peuvent avoir accès à certaines informations.
Qui est touché par l’accessibilité numérique ?
Cette notion ne se limite pas aux personnes malvoyantes.
Par exemple, elle concerne une diversité de profils :
- Les personnes ayant une déficience visuelle partielle ou totale qui utilisent des outils de lecteurs d’écran.
- Les personnes avec une déficience auditive qui ont besoin de sous-titres ou de transcriptions écrites.
- Les personnes ayant des troubles cognitifs ou neurologiques comme la dyslexie, ou les troubles de la mémoire qui nécessitent une mise en page claire et intuitive.
- Les personnes ayant des difficultés motrices qui naviguent via des claviers adaptés ou des commandes vocales.
- …
Une obligation morale et stratégique
Penser à rendre ces contenus en ligne accessibles, ce n’est pas seulement respecter la loi quand on est concerné, c’est surtout améliorer l’expérience utilisateur de toutes les personnes.
L’image de l’entreprise devient plus positive et surtout, vous contribuez à un web plus juste et inclusif.
Qu’est-ce donc qu’un PDF accessible ?
Un PDF accessible, c’est avant tout un document numérique conçu pour être utilisable par chaque personne, y compris celles qui utilisent des outils comme des lecteurs d’écran, des claviers adaptés ou des technologies de reconnaissance vocale.
C’est pour ça qu’il est nécessaire que le PDF contienne :
- Une structure organisée avec des titres, des sous-titres, des listes, des tableaux et des infographies, si besoin.
- Des descriptions alternatives pour les images.
- Une navigation logique grâce à un balisage de l’ordre de lecture.
Tout cela se travaille avec une navigation claire, un sommaire interactif et des textes précis qui vont à l’essentiel.
Le but ? Supprimer les problématiques de lecture et éviter toute forme de discrimination numérique. C’est vraiment une démarche humaine et empathique.
Les vrais enjeux derrière les PDFs accessibles
Pourquoi s’embêter avec toutes ces normes et les mises en conformité ?
01 – L’inclusion
Et si je vous disais qu’en France, environ 12 millions de personnes, soit près de 18% de la population, vivent avec un handicap.
Parmi elles, 80 % sont touchées par un handicap invisible, comme des troubles cognitifs, neurologiques ou sensoriels. Ces chiffres d’APF France Handicap incluent une grande diversité de situations, du handicap moteur aux troubles psychiques ou maladies invalidantes, et couvrent tous les âges et conditions de vie.
Travailler l’accessibilité de ses documents, c’est donc les rendre lisibles à chaque personne.
02 – La légalité
Je le répète, mais l’accessibilité numérique est obligatoire pour certaines structures. Respecter les normes pour être conforme jusqu’au bout de ses PDFs, c’est répondre aux règles strictes du RGAA.
Créer des PDFs conformes aux normes communes d’accessibilité valorise votre travail et votre image.
03 – L’expérience utilisateur
Il ne faut pas croire que l’accessibilité aide uniquement les personnes en situation de handicap. Une navigation fluide, des titres bien organisés et des textes clairs aident grandement la lecture pour chaque personne.
Les erreurs classiques des PFDs
Avant de voir comment rendre vos PDFs accessibles, voici les erreurs que je croise régulièrement :
- Pas de balises dans le document : sans balises, difficile de naviguer dans le PDF. Ce sont elles qui servent à expliciter l’ordre de lecture logique du document et les différents éléments qui s’y trouvent.
- Des images muettes : sans description alternative, sans titre ou explications, ces visuels ne peuvent être lus par des lecteurs d’écran.
- Des couleurs pas assez contrastées : un manque de contraste empêche la lecture pour les personnes ayant une déficience visuelle ce qui rend parfois illisible une grande partie du texte. Par exemple, le blanc sur fond jaune est très difficile à lire.
- Une hiérarchie des titres non respectée : les personnes utilisant un lecteur d’écran ont besoin de comprendre le déroulé du texte et c’est pour cette raison qu’il faut avoir un plan bien détaillé, logique et fluide. Ainsi, le H4 ne peut venir tout de suite après un H2, il faut un H3 entre les deux, sinon la personne qui écoute le texte va se demander si elle n’a pas loupé une partie.
- Des liens non visibles rapidement : les hyperliens doivent être visibles immédiatement, même sans avoir besoin de passer la souris dessus. Il faut également donner une description correcte et précise. Ainsi, l’URL du site devient “se rendre sur le site de l’association Truc”.
- Des sigles et acronymes qui ne sont pas explicités : difficile de savoir à quoi renvoient certaines abréviations. Cela peut se faire grâce au glossaire ou aux notes de bas de page, par exemple.
Et la liste pourrait être encore plus longue car l’accessibilité se travaille directement sur le balisage du PDF, mais aussi dans les pratiques rédactionnelles et les visuels.
Comment rendre vos PDFs accessibles ? Mes 3 conseils.
Certains conseils sont très techniques et ne peuvent se faire qu’avec des outils de la suite Adobe. Néanmoins, Word d’établir une permet d’établir une hiérarchisation des contenus avec les H1, les H2,.. et de mettre un texte alt également. Mais il n’y a aucune liberté esthétique.
Rendre un PDF accessible, c’est avant tout réfléchir à certains points en amont, tout ne se fait pas dans le design ou le texte.
H3 : 01 – Réfléchir à la structure et au balisage
Une bonne préparation vous permettra d’avoir un document accessible puisque les fondations seront déjà bonnes.
Dans votre outil de mise en page, que ce soit Word ou Indesign, et ensuite dans Adobe Acrobat Pro, je vous conseille :
- D’utiliser les styles pour écrire les titres des parties et sous-parties.
- D’ajouter des textes alternatifs pour décrire les images de la manière la plus précise possible.
- D’ajouter des balises pour définir l’ordre et la hiérarchie de lecture.
- De tester l’ordre de lecture grâce à Acrobat reader pro ou avec un lecteur d’écran en passant en mode aperçu pour voir si le texte se lit dans le bon sens.
02 – Utiliser un design inclusif
Les couleurs et le visuel sont essentiels quand il s’agit d’accessibilité numérique, et même print sur vos différents supports de communication.
Voici les bases à appliquer :
- Utiliser des couleurs assez contrastées pour permettre une lecture facile.
- Hiérarchiser les informations et aérer le texte.
- Utiliser une structure claire et facile à suivre.
- Ne pas surcharger d’éléments visuels non nécessaires.
03 – Adopter les bonnes pratiques rédactionnelles
L’accessibilité se travaille dans le choix des mots, mais aussi dans la structure des informations.
Ainsi, essayez de :
- Bien mettre l’accent sur les lettres capitales.
- Expliquer les signes, les abréviations et les acronymes.
- Rédiger un titre pour chaque nouvelle idée et ajouter une légende pour chaque tableau, diagramme et image.
- Respecter les règles typographiques de la langue française.
- Les appels à l’action doivent être clairs et explicites. Par exemple “En savoir +” devient “Toutes les offres sont consultables ici”.
- Utiliser la méthode FALC pour écrire : Facile à lire et à comprendre.
Une fois votre PDF terminé, utilisez des outils automatisés comme l’Accessibility Checker d’Acrobat pour vérifier que tout est accessible. Attention, cet outil ne permet pas de vérifier la sémantique du document. Seul un regard humain en a la capacité. Et rien ne vaut un test avec un lecteur d’écran pour voir si tout est bon.
Un exemple de PDFs accessible grâce à certains changements
Le visuel suivant est une étude de ce qu’est un pdf accessible.
On peut voir :
- Un titre de document qui n’est pas le nom du fichier.
- Des signets pout naviguer dans le document sans avoir besoin de revenir au sommaire.
- Des images utiles ont un texte alternatif comme “République française (logo)”.
- Une image décorative qui ne porte pas de description car elle n’est pas essentielle à la compréhension.
- Une police de caractères lisible et un contraste fort entre le texte et le fond.
- Des titres hiérarchisés où le titre principal est un H1. La phrase du dessous est considéré comme un paragraphe.
Pourquoi passer par une graphiste freelance pour rendre vos PDFs accessibles ?
Toutes les actions à faire pour rendre un PDF accessible peuvent vous sembler complexes. C’est pourquoi il existe des spécialistes en accessibilité de la mise en page des documents numériques (coucou, c’est moi).
Comme on peut le voir sur l’image, j’ai réalisé ce document en m’appuyant sur la charte graphique de l’organisme et en travaillant son accessibilité technique. Structure H1, H2, H3, balisage, contrastes dans les couleurs…tout est conformes aux normes RGAA.
Faire appel à mes services vous garantit donc :
- Une expertise technique avec une maîtrise parfaite des normes pour la mise en conformité de vos documents. Surtout, je connais les subtilités pour réaliser un document non seulement fonctionnel et accessible, mais aussi esthétique et à l’image de votre structure.
- Un gain de temps : vous n’avez plus besoin de bidouiller des heures durant pour trouver comment insérer des balises sur Adobe Acrobat Pro.
- Une parfaite mise en conformité avec les standards d’accessibilité.
Ainsi, rendre vos PDFs accessibles ce n’est pas qu’une question légale ou technique, c’est avant tout une démarche inclusive, humaine et empathique. Cela renforce positivement votre image de marque et votre impact.
Vous ne savez par où commencer pour rendre vos documents accessibles ? Vous ne savez même pas si vos PDFs le sont réellement ? Contactez-moi pour que l’on jette un coup d’oeil gratuitement à vos fichiers et définissions ensemble les actions à mettre en place pour un numérique plus inclusif.
Article rédigé par Emma Nubel, l’Acribologue du web.
